/

Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года

/

С 1 сентября 2026 года в России стал обязательным переход на электронные перевозочные документы. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ закрепил, что основные перевозочные и экспедиторские документы оформляются только в электронном виде и направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Бумажные версии постепенно теряют юридическую силу для большинства коммерческих перевозок.

Новые требования распространяются на всех участников грузоперевозок:

• грузоотправителей
• грузополучателей
• перевозчиков
• экспедиторов

По оценке отраслевых ассоциаций, изменения затрагивают около 80% российского бизнеса, связанного с транспортировкой грузов.

С 1 сентября 2026 года в электронной форме оформляются:

• транспортная накладная при автомобильных перевозках (ЭТрН)
• заказ и заявка на перевозку груза автомобильным транспортом
• транспортная железнодорожная накладная
• грузовая накладная при воздушных перевозках
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка и др.)

Документы формируются в формате XML по утвержденным форматам ФНС России и передаются через аккредитованных операторов информационных систем в ГИС ЭПД.

Участник перевозки создает документ в системе оператора ЭДО, подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет контрагенту. После подписания всеми сторонами сведения поступают в ГИС ЭПД. Без передачи данных в государственную систему документ не считается полноценно оформленным.

При отсутствии интернета или техническом сбое в ГИС ЭПД Минтранс утвердил специальный регламент. Участник составляет акт с указанием даты, времени и места отсутствия связи, после чего документы оформляются по установленному порядку для внештатных ситуаций.

• Грузоотправитель. Создает электронную транспортную накладную, подписывает первый титул квалифицированной электронной подписью и направляет документ через оператора. Без подписи отправителя документ не вступает в оборот.
• Перевозчик. Принимает груз, заполняет титулы в пути и подписывает их. Водителю нужно устройство с приложением оператора или доступом к документам.
• Грузополучатель. Подписывает третий титул при приемке и хранит электронную накладную не менее пяти лет.
• Экспедитор. Работает по договору транспортной экспедиции, оформляет поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки и обязан состоять в реестре экспедиторов платформы «ГосЛог».

Если компания не имеет собственного транспорта и привлекает перевозчика, она все равно участвует в документообороте как грузоотправитель, грузополучатель или заказчик перевозки.

Минтранс утвердил перечень случаев, при которых бумажная форма сохраняется:

• Перевозка военных грузов, если отправитель или получатель Минобороны.
• Иностранная компания без аккредитованного филиала или представительства в России выступает отправителем или получателем.
• Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС.
• Перевозка груза для физического лица для личных нужд.
• Сбой программно аппаратных комплексов, из-за которого нельзя передать документы в ГИС ЭПД.
• Отсутствие интернета, в том числе в населенных пунктах из перечня распоряжения Правительства от 10 июля 2025 года № 1855 р.
• Грузоотправитель и грузополучатель совпадают.
• Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

Для участников внешнеэкономической деятельности важны второй и третий случаи. Для экспедиторских документов действует отдельный приказ Минтранса от 3 апреля 2026 года № 115. Он допускает бумагу, если клиент по договору транспортной экспедиции иностранное юридическое лицо или физическое лицо.

Для авиаперевозок приказ Минтранса от 18 марта 2026 года № 102 допускает бумажную накладную при международной перевозке, если в стране отправления, назначения или трансфера электронная накладная не обязательна. Для железнодорожных накладных действует приказ от 21 ноября 2025 года № 407.

Бумага допустима только в случаях из этих приказов, и каждый такой случай лучше подтвердить документально.

Обязанность применять электронные документы действует с 1 сентября 2026 года. При этом по поручению Президента до 1 марта 2027 года при дорожных проверках инспекторы ГИБДД и Ространснадзора ограничиваются устным замечанием, если водитель предъявит бумажные документы. Это касается только проверок на дороге. Для налоговых и иных контрольных органов бумажный документ вместо электронного может повлечь отказ в принятии расходов и вычете НДС.

Для экспедиторов действует статья 11.14.3 КоАП РФ. По данным профильных изданий, ответственность выглядит так.

• Работа без записи в реестре экспедиторов. Для юридических лиц и предпринимателей штраф от 100 000 до 300 000 рублей, при повторном нарушении от 500 000 до 1 000 000 рублей.
• Нарушение обязанностей по хранению и предоставлению сведений о грузах и маршрутах. Штраф составляет от 0,1 до 0,3 процента выручки за предыдущий год, но не менее 500 000 рублей. При повторном нарушении от 1 до 3 процентов выручки, но не менее 1 000 000 рублей.

Международная цепочка поставки состоит из нескольких участков, и электронные документы затрагивают те, что проходят по территории России. Если груз прибывает из Китая или Турции и дальше едет со склада временного хранения до склада получателя автомобилем, перевозка по России оформляется электронной накладной и электронным заказом или заявкой.
Практические выводы из текста приказов такие.

• Если отправитель за рубежом и у него нет аккредитованного филиала в России, бумага допускается. В договорах это условие стоит прописывать прямо.
• Экспедиторские документы для российского клиента оформляются в электронном виде. Для иностранного клиента допускается бумага.
• Если груз по России едет к вам на собственном транспорте поставщика или вы забираете его сами, а договора перевозки нет, транспортная накладная не нужна. Достаточно товарной накладной или универсального передаточного документа.
• Данные ГИС ЭПД доступны ФНС, МВД, Ространснадзору и ФТС. Расхождения между накладной и таможенными документами по массе, получателю и маршруту станут заметнее.

Мягкий режим проверок на дороге действует до 1 марта 2027 года. После этой даты бумажная накладная без законного основания станет поводом для штрафа и вопросов налоговой.

Каждый случай бумажного оформления нужно подтверждать документами. Это сделает проверку проще, чем объяснения на месте.

С 1 марта 2027 года перевозчики на транспорте свыше 3,5 тонны должны состоять в реестре. Проверьте партнеров заранее.

Точный порядок для вашей схемы зависит от вида перевозки, договора и участников. Специалисты «МАПС-5 Карго» помогут выстроить документооборот по вашей поставке, организуют перевозку с оформлением электронных документов и сопроводят оформление груза на таможне.

Что изменилось для бизнеса и как подготовить компанию к проверкам